مدیریت زمان به زبان ساده یعنی توانایی برنامه‌ریزی و کنترل نحوه استفاده از زمان برای انجام کارها، به نحوی که به اهداف تعیین شده خود برسید و وقت خود را هدر ندهید. مدیریت زمان مهارتی است که به فرد کمک می‌کند کارهای مهم را در زمان مناسب انجام دهد و در نتیجه استرس و فشار کمتری حس کند. انجام کارهایی مانند اولویت‌بندی و انجام کارها بر حسب اهمیت و ضرورت آنها، برنامه‌ریزی دقیق و تهیه لیستی از کارها که باید در زمان خود انجام شوند، استفاده بهینه از زمان و تمرکز روی کارهای مهمی که شما را به هدف نزدیک می‌کنند به جای کارهای غیرمفید و … به فرد در مدیریت زمان کمک بسیاری خواهند کرد.
برخورداری از مدیریت زمان در زندگی شخصی سبب افزایش کیفیت زندگی، کاهش استرس، ایجاد تعادل میان کار و زندگی، رشد فردی و … خواهد شد. اما زندگی حرفه‌ای فرد را نیز تحت تأثیر قرار خواهد داد و سبب افزایش بهره‌وری، کاهش اشتباهات، مواجهه با فرصت های شغلی بهتر، بهبوبد اعتبار حرفه‌ای و … خواهد شد. در ادامه بیشتر در این مورد توضیح خواهیم داد.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
حال که دانستیم مدیریت زمان یعنی چه لازم است از اهمیت آن نیز بحث کنیم. زمان منبعی محدود و غیر قابل بازگشت است که نحوه استفاده از آن تأثیر مستقیمی بر زندگی شخصی و حرفه‌ای ما دارد و دلایل اهمیت آن عبارتند از:
- مدیریت زمان به ما کمک می‌کند که وظایف خود را سازمان‌دهی کنیم و برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت گام‌های مؤثری برداریم.
- با برنامه‌ریزی درست می‌توان از هدر رفتن وقت جلوگیری کرد و در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام داد.
- انجام به موقع کارها و نداشتن کارهای روی هم انباشته شده باعث کاهش استرس و احساس آرامش بیشتر خواهد شد.
- مدیریت زمان میان کار و زندگی شخصی تعادل مورد نیاز را برقرار می‌کند و این باعث می‌شود که فرد زمان بیشتری برای تفریح، استراحت و انجام کارهای مورد علاقه خود داشته باشد.
- وقتی زمان خود را مدیریت می‌کنید می‌توانید از تلف شدن وقت برای کارهای کم اهمیت یا بی‌نتیجه جلوگیری کنید و زندگی خود را با برنامه‌ریزی دقیق از حالت آشفتگی خارج کرده، بهره‌وری خود را افزایش دهید.
- انجام به موقع وظایف حتی بر افزایش اعتماد به نفس شما هم تأثیر خواهد گذاشت و با افزایش بازدهی موجبات پیشرفت در زندگی حرفه‌ای را فراهم خواهد کرد.
- با مدیریت زمان می‌توان از فرصت‌های پیش آمده به بهترین نحو استفاده کرد و از فشار بیش از حد یا خستگی مفرط کاست.
۶ اصل مدیریت زمان
برخی اصول مدیریت زمان عبارتند از:
- تعیین اهداف واضح و مشخص: اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را مشخص کنید. می‌توانید از مدل SMART استفاده کنید (اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمان‌بندی شده باشند).
- اولویت‌بندی کارها: کارهای خود را بر اساس اهمیت و فروریت به کارهای مهم و فوری، مهم ولی غیرفوری، فوری ولی غیرمهم، غیر مهم و غیر فوری دسته‌بندی کنید و آنها را بر اساس اولویت انجام دهید.
- برنامه‌ریزی دقیق: می‌توانید یک برنامه‌ریزی روزانه، هفتگی یا ماهانه تهیه کنید. برای انجام این کار می‌توان از ابزارهای برنامه‌ریزی مثل تقویم یا اپلیکیشن‌های مدیریت زمان و … استفاده کرد.
- تقسیم زمان به بازه‌های کوتاه‌تر: از تکنیک‌هایی مانند پومودورو استفاده کنید (۲۵ دقیق کار متمرکز و ۵ دقیقه استراحت). این روش‌ها بهره‌وری را افزایش و خستگی را کاهش می‌دهد.
- مدیریت عوامل حواس‌پرتی: عواملی مانند موبایل، شبکه‌های اجتماعی و محیط‌های شلوغ را محدود کنید و فضایی آرام و مناسب برای کار ایجاد کنید.
- تعیین زمان مشخص برای هر کار: برای هر وظیفه یک محدوده زمانی مشخص تعیین کنید. انجام این کار از اتلاف وقت جلوگیری کرده وتمرکز فرد را افزایش می‌دهد.
۵ تکنیک مؤثر برای مدیریت زمان
برخی تکنیک‌های مدیریت زمان مهم از قرار زیر هستند:
قانون ۲۰/۸۰ (اصل پارتو)
ایده اصلی این قانون این است که ۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد از تلاش‌ها به دست می‌آیند. پس کارهایی را شناسایی کنید که بیشترین تأثیر را دارند و انرژی خود را صرف آنها کنید. مهمترین مزیت این تکنیک تمرکز روی اولویت‌های کلیدی است.
ماتریس آیزنهاور
این تکنیک می‌گوید کارها را بر اساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی کنید:
- مهم و فوری: فوراً انجام دهید.
- مهم ولی غیر فوری: برای انجام‌شان برنامه‌ریزی کنید.
- فوری ولی غیرمهم: بهتر است واگذار کنید.
- غیرفوری و غیرمهم: آنها را حذف یا کم‌اهمیت کنید.
این به شما کمک می‌کند که درمورد اولویت‌ها قادر به تصمیم‌گیری سریع باشید.
روش GTD (getting things done)
کارها را به مراحل کوچکتر تقسیم و دسته‌بندی کنید:
- همه کارها را بنویسید.
- تعیین کنید که هر کار نیازمند چه اقداماتی است.
- کارها را دسته‌بندی و سازمان‌دهی کنید.
- پیشرفت خود را به طور منظم بررسی کنید و در صورت در ورند لزوم بازبینی داشته باشید.
- کارها را به ترتیب انجام دهید.
این تکنیک استرس فرد را کاهش و بهره‌وری او را افزایش می‌دهد.
تکنیک بلوک زمانی
هر بخش از روز خود را به یک کار اختصاص دهید. برای مثال ۱۰-۹ صبح زمان پاسخگویی به ایمیل‌ها و ۱۲-۱۰ زمان کار روی پرژه باشد. این سبب افزایش تمرکز و کاهش اتلاف وقت خواهد شد.
تکنیک MIT (most important task)
روز خود را با انجام مهمترین کار (یا سه کار مهم شروع کنید). با این روش از انجام کارهای کلیدی حتی در روزهای شلوغ اطمینان حاصل خواهید کرد.
قانون دو دقیقه‌ای: اگر انجام کاری کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد، فوراً آن را انجام دهید. استفاده از این تکنیک از انباشته شدن کارهای کوچک جلوگیری می‌کند.
اشتباهات رایج در مدیریت زمان
حال که تا حدی به پاسخ این پرسش که چطور مدیریت زمان داشته باشیم نزدیک شده‌ایم بهتر است به اشتباهات رایج در این مورد نیز بپردازیم که عبارتند از:
- نداشتن برنامه مشخص: بیشتر افراد بدون برنامه‌ریزی کارهای خود را انجام می‌دهند که به سردرگمی و اتلاف وقت منجر می‌شود.
- اولویت‌بندی نادرست: یعنی صرف وقت زیاد روی کارهای کم‌اهمیت یا فوری اما غیرمهم.
- تعویق یا اهمال‌کاری: به تعویق انداختن کارها باعث افزایش فشار و استرس در آینده می‌شود.
- انجام چند کار به طور همزمان: این کار باعث کاهش تمرکز و بهره‌وری می‌شود.
- عدم استراحت کافی: کار مداوم و بدون استراحت باعث خستگی ذهنی و کاهش بهره‌وری خواهد شد.
- عدم ارزیابی عملکرد: ندانستن اینکه وقت شما کجا صرف می‌شود.
- نبود انعطاف‌پذیری در برنامه‌ها: توجه داشته باشید که پایبندی بیش از حد به برنامه نیز ممکن است باعث استرس فرد شود.
ابزارهای مدیریت زمان
ابزارهایی که می‌توانند در مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری به افراد کمک کنند چند دسته و از قرار زیر هستند:
ابزارهای و اپلیکیشن‌های دیجیتال
- Google calendar: با این ابزار می‌توان به ایجاد رویدادها و وظایف با زمان‌بندی دقیق پرداخت، یادآورها و اعلانها را ثبت و ارسال کرد و قابلیت همانگ شدن با سایر ابزارها مانند gmail را دارد. این برنامه رایگان است، دسترسی و کار با آن نیز ساده و راحت است.
- Todoist: برخی مهمترین ویژگی‌های این ابزار قابلیت ایجاد لیست کارها، تعیین اولویت و ضرب‌الاجل برای وظایف و هماهنگ‌سازی با تقویم‌ها است. این ابزار گزینه خوبی برای مدیریت وظایف روزانه است.
- و …
ابزارهای فیزیکی
- دفترچه برنامه‌ریزی: می‌توانید اهداف و وظایف خود را به طور روزانه در آن یادداشت و پیشرفت کارها را از این طریق پیگیری کنید. این ابزار برای کسانی که مناسب است که استفاده از قلم و کاغذ را ترجیح می‌دهند.
- تقویم‌های رومیزی: آنها ثبت سریع وظایف مهم و انجام برنامه‌ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه را ممکن خواهند کرد. این ابزار قابل مشاهده و همیشه در دسترس هستند.
- و …
ابزارهای تیمی و سازمانی
- Asana: می‌توان از آنها برای مدیریت پروژه‌های تیمی، تعیین وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و پیگیری پیشرفت تیم استفاده کرد. اینها ابزار مناسبی برای شرکت‌ها و تیم‌های بزرگ خواهند بود.
- Slack: با استفاده از این نیز می‌توان در کنار مدیریت درست وظایف ارتباطات تیمی را حفظ کرد. ویژگی مهم دیگر آن امکان ارسال یادآورها و هماهنگ‌سازی با ابزارهای دیگر است. استفاده از این ابزار بهره‌وری تیم‌ها را افزایش می‌دهد.
تکنیک‌ها و ابزارهای دستی
- لیست کارهای روزانه: نوشتن کارهای مهم روی کاغذ یا تخته و انجام آنها به ترتیب اولویت مشخص شده.
- جدول ماتریس اولویت‌بندی: با تنظیم چنین جدولی می‌توانید کارها را بر اساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی و سپس پیگیری کنید.
- و …
اینها تنها بخشی از ابزارها مفید هستند و استفاده از آنها به نیازها، سبک زندگی و محیط کاری فرد بستگی دارد و ترکیب ابزارهای دیجیتال و پیشرفته با ابزارهای سنتی می‌تواند بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد.
سخن پایانی
اگر در ابتدا پرسش شما این بود که چرا به مدیریت نیاز داریم حتماً تاکنون به پاسخ این پرسش و اهیمت آن پی برده‌اید. همانطور که دیدید داشتن مدیریت زمان می‌توانند بر جنبه‌های گوناگون زندگی کاری و شخصی فرد اثر بگذارد، پس نمی‌توان به سادگی از اهمیت آن غافل شد. فراموش نکنید که مدیریت زمان در درجه اول یک مهارت است و با گذاشتن وقت و انرژی کافی می‌توان آن را یاد گرفت.
پس همین حالا برای انجام این کار و استفاده از ابزارها و تکنیک‌های گفته شده اقدام کنید. فراموش نکنید که برای بهتر شدن در آن تمرین کردن امری بسیار مهم است پس استفاده از این ابزار و تکنیک‌ها را به بخشی از زندگی روزمره خود تبدیل کنید تا به تدریج شاهد نتایج مثبت آن باشید. این مهارت به حدی برای زندگی حرفه‌ای شما اهمیت دارد که پیش از بررسی آگهی استخدامی تهران بهتر است برای تقویت آن زمان بگذارید.
