اکشن پلن سندی است که فهرستی از اقداماتی را که برای رسیدن به یک هدف خاص باید انجام شود، بیان می‌کند. نوعی برنامه‌ریزی که رسیدن به هدف را به مراحل قابل اجرا تقسیم می‌کند تا به راحتی قابل پیگیری و ردیابی باشد.
هدف از یک اکشن پلن، روشن کردن منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف و تدوین یک جدول زمانی مشخص برای زمانی است که وظایف خاص باید تکمیل شود. در مدیریت پروژه، یک اکشن پلن به خوبی توسعه یافته می‌تواند به عنوان طرحی برای مدیر پروژه عمل کند تا یک پروژه بزرگ را به پروژه‌های کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کند.
ضرورت داشتن یک اکشن پلن چیست؟
رایج‌ترین دلیل شکست پروژه‌ها عدم برنامه‌ریزی مناسب است. با صرف نکردن زمان زیاد برای برنامه‌ریزی و ایجاد یک اکشن پلن، خود را برای اشتباهات پرهزینه آماده می‌کنید. برنامه‌ریزی از قبل به شما وضوح مورد نیاز را برای مسیر دقیقی که باید طی کنید، فناوری‌هایی که باید به کار بگیرید، مسئولیت‌هایی که باید تعیین کنید و موانعی که باید با آنها برخورد کنید، می‌دهد. یک اکشن پلن کارآمد می‌تواند بهره‌وری شما را چندین برابر افزایش دهد و شما و تیمتان را متمرکز نگه دارد. در اینجا برخی از مزایای کلیدی ایجاد یک برنامه اقدام موثر را برمی‌شمریم:
- ایجاد ارتباط مؤثر: یک اکشن پلن سبب می‌شود که رسیدگی به تیمتان در رأس وظایف شما باشد و هماهنگی با منافع سایرین و داشتن ارتباطات مؤثر در نظر گرفته شود. علاوه بر این همه عناصر کلیدی یک پروژه باید برای اجرای موفقیت‌آمیز آن به درستی با هم ارتباط برقرار کنند. یک اکشن پلن به شما کمک می‌کند تا این کار را انجام دهید.
- به عنوان راهنما عمل می‌کند: مدیران به هنگام تهیه یک اکشن پلن، فرآیند توسعه محصول را آغاز می‌کنند و به تیم کمک می‌کنند تا دستورالعمل‌ها را به خوبی دنبال کنند. با تخصیص نقشها و مسئولیتهای تیم، همه دقیقاً می‌دانند چه کاری باید انجام دهند و این به آنها جهت و نقشه راه می‌دهد تا به آن پایبند باشند.
- وظایف را اولویت‌بندی می‌کنید: از آنجایی که یک اکشن پلن شامل نوشتن تمام وظایف ضروری است، یک نمای کلی از آنچه باید انجام شود به شما ارائه می‌دهد. این همچنین به شما کمک می‌کند تا وظایف را بر اساس سطح پیچیدگی یا مهارت مورد نیاز برای تکمیل آنها اولویت‌بندی کنید و این پیش بردن کار شما را ساده تر می‌کند.
- بهبود پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری: در طول مراحل برنامه‌ریزی، مدیران اغلب وظایف و مسئولیت‌هایی را به هر یک از اعضای تیم اختصاص می‌دهند که به طور اساسی مسئولیت‌پذیری را بهبود می‌بخشد. یک اکشن پلن همه ابهامات را در مورد اینکه چه کسی چه کاری انجام می‌دهد برطرف می‌کند و مطمئن می‌شود که همه می‌دانند از آنها چه انتظاری می‌رود.
- تخصیص منابع: هنگامی که یک پروژه با شکست مواجه می‌شود، نه تنها منجر به اتلاف وقت فوق العاده می‌شود، بلکه اغلب برای یک سازمان بسیار پرهزینه است. به همین دلیل است که یک اکشن پلن ضروری است، زیرا به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا قبل از شروع پروژه، تمام چالش‌ها و تخصیص منابع را در نظر بگیرند. این زمان ایدئال برای طوفان فکری و تخصیص منابع برای اطمینان از اجرای روان پروژه است.
چگونه یک اکشن پلن بنویسیم؟ (پله به پله)
قدم اول: هدف خود را به درستی و با دقت تعریف کنید
این هدف باید واضح باشد، معیاری وجود داشته باشد که رسیدن به آن را تأیید یا آن را اندازه‌گیری کند، به خوبی تعریف شده باشد، واقع‌بینانه باشد، با علایق و توانایی‌های شما در هماهنگی باشد و در یک بازه زمانی خاص قابل دستیابی باشد. برای دستیابی به هدف خود ضرب‌الاجلی تعیین کنید. این احساس فوریت ایجاد می‌کند و به شما کمک می‌کند که پیشرفت خود را در طول مسیر پیگیری کنید.
قدم دوم: هدف خود را به مراحل عملی تقسیم کنید
اکنون زمان آن است که آن تصویر بزرگ را بگیرید و به یک نقشه راه تبدیل کنید. این مرحله شامل تقسیم هدف شما به مراحل کوچکتر و قابل اجرا است. در اینجا نحوه شکستن هدف آورده شده است:
هر کاری را که برای رسیدن به هدف خود باید انجام دهید فهرست کنید. در این مرحله عقب نمانید. هر چیزی که به ذهنتان می‌رسد را بنویسید، مهم نیست چقدر بزرگ یا کوچک باشد.
ترتیب مراحل را مشخص کنید. پس از تهیه فهرست، مراحل را به ترتیب قرار دهید. اینکه در مرحله اول، دوم و غیره چه اتفاقی باید بیفتد؟
در صورت لزوم مراحل را اصلاح کنید و آنها را بیشتر بشکنید. به لیست خود نگاه کنید. از خود بپرسید که آیا می‌توان هر یک از مراحل را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کرد؟ این امر باعث می‌شود که آنها کمتر دلهره‌آور باشند و ردیابی آنها آسان‌تر شود.
قدم سوم: شناسایی و اولویت بندی وظایف
اکنون که هدف بزرگ خود را به مراحل کوچکتر و قابل دستیابی تقسیم کرده‌اید، وقت آن است که دقیق‌تر شوید. این مرحله مانند ایجاد یک لیست وظایف برای هر مرحله است. برای تمام وظایف فردی‌ای که برای رسیدن به هر مرحله باید انجام دهید، طوفان فکری کنید. هنوز نگران دستورالعمل‌ها نباشید – فقط همه چیز را روی کاغذ بیاورید (یا در صورت تمایل به صورت دیجیتال).
قدم چهارم: تعیین نقشها و مسئولیت‌ها (در صورت وجود)
یک اکشن پلن این امکان را فراهم می‌کند که همه افراد درگیر دقیقا بدانند چه کاری باید انجام دهند. اگر به تنهایی روی یک پروژه کار می‌کنید، این مرحله ممکن است ضروری نباشد. اما اگر یک تیم یا حتی چند دستیار یا کارمند دارید، تعیین نقشها و مسئولیتهای واضح بسیار مهم است.
قدم پنجم: ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف واقع‌بینانه را تعیین کنید
داشتن یک نقشه راه روشن برای رسیدن به هدف بسیار مهم است، و این همان جایی است که ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف وارد عمل می‌شوند. مهلت‌ها، خطوط پایانی برای وظایف فردی در اکشن پلن شما هستند. از سوی دیگر، نقاط عطف، بزنگاه‌هایی هستند که پیشرفت قابل توجه به سمت هدف کلی را به شما نشان می‌دهند. تعیین ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف واقع بینانه شما را متمرکز و باانگیزه نگه می‌دارد و به شما کمک می‌کند که پیشرفت خود را پیگیری کنید.
قدم ششم: شناسایی منابع
اکنون که هدف خود را به وظایف قابل مدیریت تقسیم و ضرب‌الاجل تعیین کرده‌اید، وقت آن است که آنچه را برای انجام کارها نیاز دارید بررسی کنید. منابع در واقع هر چیزی است که به شما کمک می‌کند تا مراحل عمل خود را کامل کنید. این می‌تواند شامل افراد، تجهیزات، بودجه، اطلاعات و … باشد.
قدم هفتم: اکشن پلن خود را مستند کنید
شما هدف خود را شناسایی کرده‌اید، آن را به مراحلی تقسیم کرده‌اید و متوجه شده‌اید که چه کسی تا چه زمانی و با چه چیزی مواجه است. اکنون زمان آن است که برنامه خود را به تمامی بر روی کاغذ (یا صفحه نمایش!) پیاده کنید. مستندسازی برنامه اقدام شما چندین هدف را دنبال می‌کند. مهم نیست که چه قالبی را انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که طرح مستند شما شامل موارد زیر باشد: بیان هدف، مراحل عمل، مهلت‌ها، مسئولیت‌ها و منابع.
چه کسانی به اکشن پلن نیاز دارند؟
اکشن پلن انواع گوناگونی مانند اکشن پلن تجاری، اکشن پلن بازاریابی، اکشن پلن اصلاحی، اکشن پلن فروش، اکشن پلن پروژه و اکشن پلن توسعه شخصی دارد. همانطور که از عناوین پیدا است این برنامه‌ریزی منحصر به فرد و به دقیق می‌تواند پاسخگوی نیازهای طیف گسترده‌ای از افراد باشد.
فرقی ندارد که شما که هستید یا در چه جایگاهی قرار دارید، به محض اینکه برای خود یک هدف معین را تعریف می‌کنید آنوقت یک اکشن پلن می‌تواند مانند یک نقشه راه مسیر شما را برای رسیدن به آن هموار کند؛ خواه شما مدیر یک پروژه گسترده باشد، خواه به فکر انجام یک کار پژوهشی باشید و یا اینکه صرفاً برای توسعه و بهبود فردی خود هدف‌گذاری کرده باشید.
استفاده از اکشن پلن چه مزیتهایی دارد؟
اگر احساس می‌کنید گم شده‌اید، غرق شده‌اید یا نمی‌دانید چه کاری باید انجام دهید تا به جلو بروید، از انجام اشتباهات مشابه دست بردارید یا شرکت خود را به سطح بعدی ببرید، یک اکشن پلن می‌تواند وضوح مورد نیاز برای اولویت‌بندی زمانی و صرف انرژی را در اختیارتان بگذارد.
اکشن پلن بیشتر از فهرستی از کارهایی است که باید انجام دهید؛ یک راهنمای گام به گام است که به شما کمک می‌کند تا روی آنچه مهم است تمرکز کنید و دستیابی به اهدافتان متعهد شوید.
با پیروی از یک اکشن پلن، می‌توانید سرعت، میزان پیشرفت، موانع و تلاش‌های خود را برای رسیدن به هدف پیگیری کنید.
در کنار مدیریت زمان مناسب، تمام وظایف مورد نیاز برای رسیدن به هر هدفی به ترتیب اهمیت سازماندهی می‌شوند تا بتوانید سریعتر به نتیجه نهایی خود برسید.
هر قدمی که برداشته می‌شود مسیر رسیدن به نتیجه دلخواه را کوتاه می‌کند، سطح استرس شما را کاهش می‌دهد، شما را نسبت به توانایی‌هایتان آگاه‌تر می‌کند و شما را به سمت تکمیل پروژه سوق می‌دهد.
